4 oktober 2017

Artikel geschreven door Jeanine Schoonemann en Hanneke Bosman, Consultants bij Cmotions.

Scrum is hip; als je er als bedrijf nog een beetje bij wil horen, kan je toch niet meer zonder, of wel? In onze opdrachten bij klanten hebben we inmiddels veel ervaring met ‘agile’ werken opgebouwd en zijn we geregeld getuige van verhitte discussies over de toegevoegde waarde van scrum voor analytics. In dit artikel nemen we je graag mee in onze ervaringen met scrum en onze visie op een effectieve inzet hiervan voor het vakgebied Data & Analytics.

 

Wat is scrum?

Ben je nog niet bekend met scrum? Dan kan je in het plaatje hieronder de basisprincipes van scrum zien en kun je de definities die in dit artikel gebruikt worden nog even opfrissen. Mocht je nog meer informatie willen hebben over de methodiek achter scrum, dan kan je dat lezen in dit artikel van onze collega Anja Meerding.

 

Ervaringen met scrum

Aangezien steeds meer bedrijven met scrum zijn gaan werken hebben verschillende Cmotions consultants ervaring opgedaan om volgens de scrummethode te werken. Hoe effectief is werken met scrum eigenlijk? En hoe hebben de consultants scrum ervaren in het vakgebied van Data & Analytics? Dit artikel is tot stand gekomen door een sessie met acht consultants die in één of meerdere bedrijven met scrum hebben gewerkt.

Samenwerking
Eén van de grote voordelen van scrum is dat medewerkers van verschillende disciplines met elkaar moeten samenwerken in een scrumteam en er daardoor korte lijnen zijn. Analisten krijgen hiermee toegang tot essentiële kennis over waar ‘de business’ werkelijk behoefte aan heeft en hoe data, die ze dagelijks analyseren, in de processen tot stand komt. Samenwerken met collega’s van andere disciplines is daarom heel leerzaam en leidt vaak tot meer begrip voor elkaar. Werken volgens de scrumprincipes vraagt om een intensieve samenwerking wat vaak voor een goede sfeer zorgt en een positieve bijdrage levert aan de teamspirit. De retrospective, een evaluatiemoment na iedere sprint, draagt hier ook nog aan bij. Een goede scrummaster zorgt voor een open en eerlijke sfeer zodat elk teamlid zijn mening durft te geven. Mocht er toch iets niet goed gaan, binnen of buiten het team, dan is escaleren eenvoudig. Bij de dagelijkse stand up kan er aangegeven worden als er dingen niet goed gaan of dat er afhankelijkheden van bijvoorbeeld andere scrumteams zijn. De scrummaster samen met de product owner zorgen ervoor dat de problemen zo snel mogelijk opgelost worden.

Zichtbaarheid
Een ander voordeel van scrum is de zichtbaarheid van de werkzaamheden zowel binnen als buiten het scrumteam. Dankzij de dagelijkse stand-up zijn alle leden van het scrumteam op de hoogte van elkaars werkzaamheden waardoor elk teamlid goed weet wat er speelt binnen het team. Daarnaast draagt de demo aan het einde van iedere sprint bij aan zichtbaarheid binnen de organisatie. Een demo dwingt een analist om zijn resultaten te vertalen naar inzichten voor het publiek. Dit is ook zeker een voordeel voor de afdeling Data & Analytics. Het vakgebied Data & Analytics wordt vaak gezien als een black box en door scrum te gebruiken wordt het voor de business inzichtelijk wat er op het gebied van Data & Analytics gebeurt.

Focus
Naast een goede samenwerking en zichtbaarheid dwingt scrum ook een manier van werken af waar prioriteiten duidelijk gesteld en afgestemd zijn. De product owner weet wat er speelt bij alle stakeholders en kent hun motieven en prioriteiten. Op basis hiervan kan de product owner de product backlog voor het scrumteam maken en prioriteren. Hierdoor komen de belangrijkste werkzaamheden bovenaan op deze backlog te staan en komen deze tijdens de sprintplanning als eerst aan bod om meegenomen te worden in de eerstvolgende sprint. De prioriteiten zijn hierdoor bij het gehele scrumteam duidelijk. Dit zorgt voor een goede focus op datgene wat op dat moment het belangrijkst is.

 

 

Flexibiliteit
Werken met scrum zou in principe voor meer flexibiliteit moeten zorgen, en doet dit op veel vlakken ook zeker. Dit omdat per sprintplanning de prioriteiten kunnen veranderen en er daardoor andere werkzaamheden gepland kunnen worden. Dit kan ook zijn keerzijde hebben met name voor het vakgebied Data & Analytics. Sommige analyse werkzaamheden (zoals het bouwen van een voorspelmodel of exploratieve analyses) zijn moeilijk op te nemen in één user story. Als oplossing zien we in de praktijk vaak dat dit soort user stories opgesplitst worden in verschillende user stories, waardoor elke afzonderlijke user story geen concreet product oplevert. Indien de prioriteiten van het scrumteam veranderen per sprint kan dit betekenen dat er te veel tijd zit tussen de opgesplitste user stories, iets wat een nadelig effect kan hebben op de kwaliteit van de analyse.

Creativiteit
Net als in ieder vakgebied, is het in Data & Analytics vaak erg ingewikkeld om vooraf te schatten hoeveel werk en hoe complex een “nieuwe” analyse zal zijn. Op zich geen enkel probleem zou je denken. In de praktijk zien we echter dat dit meer innovatievere werk hierdoor een hoog aantal punten krijgt en dat dit in combinatie met een wat lagere prioriteit veelal betekent dat deze user stories maar vooruit geschoven blijven worden en er weinig ruimte over blijft voor creativiteit van de data analist. Uit onze ervaring blijkt dat een data analist veel baat heeft bij creatieve ruimte en niet alleen een reactieve rol heeft binnen de organisatie. Creatieve ruimte verruimt de blik, helpt bij het ontdekken van nieuwe technieken, welke vaak weer tot grote innovaties kunnen leiden in de huidige werkzaamheden. In een wereld waarin alles bijna al verouderd is zodra het enige bekendheid heeft, is ruimte voor creativiteit en innovatie broodnodig!

Afhankelijkheid van andere teams en teamleden
Ondanks dat samenwerken binnen een scrumteam een grote plus is van de methodiek, lopen we in de praktijk helaas vaak nog tegen twee problemen aan:

  1. De scrumleden zitten niet fulltime in het scrumteam;
  2. Niet alle afdelingen waarmee moet worden samengewerkt werken via scrum.

Hierdoor merken we vaak dat samenwerken binnen het team een stuk lastiger wordt: het kan zelfs voorkomen dat twee teamleden elkaar weinig tot nooit zien omdat ze op verschillende dagen bij het team aanwezig zijn. Ook is de binding binnen een team, uiteraard, veel minder als niet iedereen met dezelfde focus aan de user stories kan werken. Naast dat dit voor het scrumteam vervelend is, betekent het vaak ook dat er hoge druk op de betreffende medewerker ligt, er zijn immers meerdere afdelingen die iets van hem willen en een harde splitsing aanbrengen is hier vaak lastig.

Voor wat betreft het samenwerken tussen verschillende teams levert het niet-allemaal-via-scrum-werken vooral problemen op als het gaat om de tijdslijnen waarin werkzaamheden worden uitgevoerd. Dit kan onnodige vertraging en daardoor irritatie opleveren.

Scrum en het nieuwe werken
Sommige bedrijven die werken met scrum vragen alle teamleden altijd aanwezig te zijn. Dit omdat er een dagelijkse stand up is en zodat de teamleden goed kunnen samenwerken. Wij vinden dat scrum ook toegepast kan worden in combinatie met het nieuwe werken. Het is toch niet meer van deze tijd om medewerkers te verplichten alle dagen fysiek aanwezig te zijn op hun werk? Tegenwoordig zijn er allerlei moderne oplossingen om scrum digitaal te maken. Zo bestaat er software als Jira en Projectplace om als scrumbord te dienen, kan met behulp van Skype overlegd worden en kan er gebruik gemaakt worden van een smartboard om dit allemaal nog eenvoudiger en toegankelijker te maken. Belangrijk blijft natuurlijk wel dat er goede afspraken hierover worden gemaakt, waardoor teamleden elkaar ook nog in levenden lijve zien en kunnen samenwerken. Meestal gebeurt dit door vaste dagen in de week af te spreken dat de teamleden fysiek aanwezig zijn.

 

Hoe scrum van toegevoegde waarde kan zijn binnen Data & Analytics

Veel organisaties beschouwen scrum voor diverse processen in de organisatie als onmisbaar. Maar geldt dit ook voor het vakgebied Data & Analytics? De visie van Cmotions hierop is dat scrum ook in dit vakgebied van waarde kan zijn, maar ook dat dit enkele kleine aanpassingen van de toepassing vereist:

  • Creëer (bij voorkeur iedere sprint) ruimte voor creativiteit en innovatie en laat dit ook terugkomen in de stand up en sprintmeetings;
  • Als analyses noodgedwongen opgeknipt moeten worden, zorg dan voor een goede prioritering waardoor de werkzaamheden wel binnen een redelijke termijn na elkaar opgepakt kunnen worden;
  • Onderschat het belang van fulltime inzet in een scrumteam en een bedrijf dat “volledig” scrumt niet;
  • Combineer scrum met het nieuwe werken door scrum ook digitaal te gebruiken.

Conclusie: Scrum toepassen in Data & Analytics? Gewoon doen! Maar houd wel bovenstaande punten in de gaten.

Denk je erover om ook te gaan scrummen? Wil je meer weten over scrum? Wil je laten weten hoe goed scrum in jouw organisatie werkt?

Neem dan contact met ons op!

Contact

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan contact op met Jeanine Schoonemann of Hanneke Bosman via onderstaande contactgegevens.

Jeanine Schoonemann, Senior Consultant
+31 6 55 89 75 12
j.schoonemann@cmotions.nl

Hanneke Bosman, Consultant
+31 6 31 94 18 72
h.bosman@cmotions.nl